أفضل ممارسات إدارة مستندات SharePoint

إن SharePoint عبارة عن تقنية لديها القدرة على إنشاء إدارة مستندات معقدة يمكنها بسهولة تلبية متطلبات العمل ، سواء كان ذلك بأي حجم أو مجال. على سبيل المثال ، يمكن لتقنية SharePoint أن تثبت فعاليتها بسهولة كنظام إدارة الوثائق القانونية (DMS). ولكن إذا لم يتم تنفيذ SharePoint بشكل صحيح أو تُرك دون مراقبة بعد التنفيذ ، فيمكن أن يجعل نظام إدارة المستندات (DMS) في حالة من 

 

الفوضى الكاملة ويمكن أن تواجه الأعمال بعض المشكلات مثل فقد المستندات أو تكرارها ، والتخزين غير المنظم ، وسوء التنقل ، والأمان المنخفض ، واعتماد المستخدم الأدنى ، لا يوجد دعم للامتثال ، وبحث ضعيف في المستندات. لذلك ، فإن التنفيذ المثالي لـ SharePoint DMS مهم للغاية. وهناك بعض الممارسات المدهشة التي يمكن اتباعها للحصول على SharePoint DMS فعال. اليوم ، في هذه المدونة ،

أفضل 7 ممارسات لإدارة مستندات SharePoint

فيما يلي بعض أفضل ممارسات إدارة مستندات SharePoint التي يجب أن تتبعها كل شركة سواء كانت تستخدم SharePoint محليًا أو SharePoint Online.

1. يجب تشغيل التحكم في إصدار المستند

يحدث ذلك للكثير منا عندما نفتح مستندًا مهمًا ونكتشف أنه تعرض للتلف أو عندما نحاول حفظ ملف في الإصدار الحالي دون الاحتفاظ بنسخة احتياطية منه ، فيفقد الملف. لتجنب مثل هذه المواقف وتأمين المستندات المهمة ، من الضروري تشغيل ميزة تعيين إصدارات 

 

مستندات SharePoint. تعيين الإصدار ليس سوى خيار يمكّنك من تخزين الملفات المختلفة واستعادتها وتعقبها في SharePoint عند تغييرها أو تحديثها. بشكل أساسي ، يمكن أن يكون تعيين إصدارات SharePoint منقذًا لأنه يمكّن المستخدمين من تحديد إصدار ملف معين أو مقارنة التغييرات بين نسختين.

عندما يكون لدى الشركة SharePoint Online ، فهناك فرص كبيرة لامتلاكها بالفعل التحكم في تعيين الإصدار. ولكن في النشر المحلي ، قد لا يكون هذا هو الحال ، لذلك سيتعين على صاحب العمل تشغيل إصدار المستند.

2. قم بفهرسة أعمدة مستندات SharePoint

عندما يزداد عدد الملفات والمستندات ، تصبح إدارتها أكثر صعوبة. لكن الشركات تحتاج إلى تنظيم جميع البيانات بذكاء إذا لم ترغب في فقدها. توجد بعض ميزات القوائم والمكتبة الهامة التي يمكن استخدامها لإدارة عدد كبير من الملفات أو المستندات. يمكن للأعمال الحصول على مساعدة مطور SharePoint لفهرسة عمود من المكتبة أو القائمة الكبيرة. يساعد فهرس العمود SharePoint في العثور على بيانات معينة موجودة في المكتبة أو القائمة بمعدل أسرع.

إلى جانب ذلك ، يمكن للمرء أيضًا البحث في آلاف المستندات في أقل وقت ممكن بمساعدة ميزة الفهرسة. كل ما يحتاجه المرء هو تطبيق مرشح للبحث في المستندات والملفات في الأعمدة المفهرسة بالفعل. إلى جانب ذلك ، تأتي الفهارس الإضافية مع مساحة إضافية في نظام قاعدة البيانات وهذا يمكن أن يكون مفيدًا جدًا لتخزين المزيد من البيانات. لذلك ، يجب على كل شركة إنشاء فهارس إضافية في المكتبات والقوائم التي يتم استخدامها بشكل متكرر.

3. يجب تخطيط مكتبات المستندات

مكتبات المستندات هي الجزء الأساسي من الهيكل التنظيمي لـ SharePoint. تحتوي المكتبات على مجموعة من المستندات والملفات على خادم SharePoint يمكن استخدامها من قبل مستخدمي الموقع الآخرين. عندما يكون لدى صاحب العمل متطلبات معينة ، يجب عليه مراعاة النوع الدقيق لمكتبة المستندات التي تتطابق مع تلك المتطلبات. وإذا قررت المؤسسة إنشاء مكتبات مستندات لمواقع متعددة 

 

، فيجب أن يكون لديها خطة مثالية لتدفق المحتوى من موقع ويب إلى آخر. ولا تقوم مكتبات المستندات هذه بمشاركة جميع المعلومات بسهولة وبسبب هذا ، يتم استخدام أداة مثل OnBase لتخزين البيانات ومشاركتها من مكتبات متعددة مع المستخدمين بغض النظر عن المكتبة أو الموقع. لذلك ، يجب على كل منظمة أن تدرب موظفيها على مثل هذه الأدوات حتى يتمكنوا من التوصل إلى حلول رائعة.

4. يجب تعيين تنبيه مكتبة المستندات

إذا كان لدى المؤسسة بعض المستندات أو الملفات الحساسة لتتبعها وإذا كانت بحاجة إلى الحصول على تنبيه إذا تغير أي شيء في تلك المستندات ، فإن الخيار الأفضل هو تعيين تنبيه في SharePoint وهذا سيُعلم موظفي المؤسسة إن وجد. تم تغيير المستند أو الملف 

 

الموجود في المكتبة أو حذفه. هذه ميزة تمنح المستخدمين راحة البال حيث يمكنهم الشعور بالأمان عند معرفة أن بياناتهم مؤمنة وإذا تم تخفيفها ، فسيقوم النظام بإخطارهم على الفور. يمكن لأي مستخدم ضبط هذا التنبيه ، حتى بدون امتلاك حقوق الإدارة ويمكن تهيئتها على مستوى المستند.

5. اتبع اصطلاحات تسمية الملفات في موقع SharePoint

يجب إعطاء مكتبات المستندات اسمًا منطقيًا للتعريف المثالي لنوع المستند الذي تخزنه الشركة. يجب ألا يستخدم صاحب العمل أي أحرف خاصة لتسمية مكتبة المستندات ولكن يجب أن يستخدم عناوين URL قصيرة وبديهية. ويجب ألا يكون هناك فراغ في الأسماء الداخلية للمكتبة. تتيح ممارسة التسمية هذه لأي مستخدم العثور على الملفات أو مجلد الملفات بسهولة.

6. استخدم العلامات الوصفية في تنظيم المحتوى

يجب أن يكون لدى كل مؤسسة تجارية ممارسة لوضع علامات على المستندات التي تقوم بتحميلها باستخدام علامات التعريف لاسترجاعها بسرعة وسهولة. للحصول على علامة وصفية أكثر تقدمًا ، يمكن للمرء أيضًا استخدام أنواع المحتوى من خلال الاستفادة من وظيفة نوع المحتوى في SharePoint . باستخدام هذه الميزة ، يمكن للشركات تعيين العلامات الوصفية والخصائص الديناميكية لأنواع المستندات المختلفة. يمكن للمرء حتى استخدام أداة مثل OnBase التي تساعد في اتخاذ خطوة إلى الأمام حيث يستخدم مدخل 

 

لوحة المعلومات أو الاستعلام المخصص العلامات الوصفية كبيانات يمكن تقديمها في التقرير أو في مخطط رسومي. إلى جانب ذلك ، على الرغم من أن العلامات الوصفية هي الطريقة الأساسية للعثور على المستندات ، يمكن للمرء أيضًا استخدام هذه العلامات الوصفية في OnBase للوحة معلومات التحليلات الرسومية وإعداد التقارير وتحديد المستندات ذات الصلة.

7. استخدم طريقة عرض لإدارة البيانات

بعد إعداد العلامات الوصفية ، يمكنك إنشاء عرض وعمل العجائب. من خلال إنشاء طرق عرض وجعلها عامة ، يمكنك عرض جميع بياناتك باستخدام عوامل تصفية ومجموعات ووظائف فرز مختلفة. يمكن أن يساعد أي عمل لإدارة المساحة على صفحتهم. وخصوصًا 

 

عندما يكون لدى أي عمل الكثير من المكتبات والقوائم على صفحة ما ويحتاج إلى تركيبه ، سيتعين على صاحب العمل استخدام طريقة عرض مبسطة تأتي مع ميزة تسمح بالتقاط البيانات المهمة في عدد قليل من الأعمدة.

استنتاج

كما هو موضح في هذه المدونة ، فإن SharePoint عبارة عن تقنية عبارة عن حزمة كاملة من الميزات للحفاظ على جميع المستندات المتعلقة بالأعمال منظمة ومدارة وآمنة ومأمونة. بشكل أساسي ، يقدم SharePoint أفضل نظام لإدارة المستندات يمكنه حل جميع 

 

المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات بسهولة بالغة. لذلك ، تختار غالبية الأعمال نظام إدارة مستندات SharePoint. ولجعل استخدام SharePoint أكثر فائدة ، يجب على الشركات اتباع الممارسات المذكورة أعلاه للحفاظ على مستنداتها وملفاتها منظمة وفقًا لسياستها.